Vier Bürogewohnheiten, die sich ändern müssen
Laut einer aktuellen Studie von Gartner planen drei von vier CFOs, mindestens fünf Prozent der zuvor vor Ort tätigen Mitarbeiter nach COVID-19 in dauerhafte Fernarbeits-Positionen zu versetzen.
Während sich Organisationsstrukturen schnell ändern, kehren viele Mitarbeiter ins Büro zurück. Bis wir einen Impfstoff finden, stehen die zurückkehrenden Mitarbeiter vor einer völlig neuen Realität.
Hier sind vier Bürogewohnheiten, die sich aufgrund von COVID-19 ändern werden.
Weniger spontane Meetings
Bis ein COVID-19-Impfstoff eine umfassende Immunität ermöglicht, bleiben sichere Abstandsregelungen in Kraft. Daher müssen Sitzungen sorgfältig geplant werden, um die Sicherheit der Menschen zu gewährleisten.
Das bedeutet, dass die Räume im Voraus gebucht werden müssen, um Reinigungsmaßnahmen und Gesundheitskontrollen für die Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter können nicht mehr einfach spontan einen Raum in Beschlag nehmen, um Ideen auszutauschen. Außerdem sollten Unternehmen möglicherweise Protokolle über die Teilnehmer führen, um sie im Falle eines möglichen Kontakts mit dem Virus ausfindig machen zu können.
Für eine effektive Durchführung ist ein optimiertes Raumbuchungssystem wie TEOS Book unerlässlich. Die Mitarbeiter können von einem einzigen Gerät aus feststellen, welche Räume verfügbar sind und wie die maximale Raumbelegung nach den neuen Sicherheitsrichtlinien aussieht. So können sie doppelte Buchungen und verschwendete Zeit vermeiden.
Digitale Benachrichtigungen liegen weiter im Trend
Es dauerte nur wenige Wochen, bis das Kommunikationsunternehmen Slack im März 2020 weitere 2,5 Millionen Nutzer auf seiner Plattform gewinnen konnte.
Seit COVID-19 ist jedes einzelne Unternehmen gezwungen, seine Prozesse zu digitalisieren. Aber die digitale Kommunikation kann auch negative Nebenwirkungen haben, darunter folgende:
- gewohnheitsmäßiges Nachsehen auf den Geräten,
- noch mehr Benachrichtigungen und
- zunehmende Unruhe.
Mitarbeiter, die früher zwei Schreibtische voneinander entfernt saßen, arbeiten jetzt aus der Ferne, und anstatt sich persönlich zu unterhalten, senden sie mehr Nachrichten, mehr E-Mails und organisieren mehr Videokonferenzen. Selbst wenn die Mitarbeiter ins Büro gehen, sind sie unter Umständen weiter voneinander entfernt oder arbeiten an unterschiedlichen Tagen.
Angesichts der Tatsache, dass Videokonferenzen auf die Dauer anstrengend sind und müde machen, müssen Unternehmen Strategien wie „Ruhezeiten“ einführen, in denen von den Mitarbeitern nicht erwartet wird, dass sie auf bestimmte Benachrichtigungen reagieren.
Gesundheitskontrollen für Mitarbeiter werden zur Norm
Viele Beschäftigte müssen sich vor dem Betreten des Büros einem Virentest unterziehen. Apps zur Symptomkontrolle und Kameras zum Fiebermessen sorgen dafür, dass kranke Arbeitnehmer zu Hause bleiben. Dies trägt dazu bei, die Verbreitung des Virus einzudämmen.
Das Gesundheitsunternehmen Fitbit beispielsweise lässt alle Mitarbeiter über eine App einen täglichen Symptomcheck durchführen. Über ein Dashboard kann das Unternehmen dann die Gesundheit der Mitarbeiter visuell überwachen.
Auch wenn diese Methoden wirksam sind, bestehen doch langfristig Bedenken im Hinblick auf Privatsphäre und Datenschutz. Es stellt sich die Frage, ob diese Technologien auch dann noch eingesetzt werden, wenn ein Impfstoff verfügbar ist.
Strengere Regeln für Hot Desking
Hotdesks stehen auf dem Prüfstand. Einerseits sind sie für Mitarbeiter, die jetzt flexibel arbeiten, sehr effektiv. Andererseits stellen sie ein Hygienerisiko dar und erfordern nach jeder Nutzung eine gründliche Reinigung.
Den Überblick darüber zu behalten, wer welchen Schreibtisch gebucht hat, ist jedoch ohne eine zentralisierte Verwaltung kompliziert. Damit Hot Desking effektiv ist, müssen Unternehmen auf Tools wie TEOS von Sony als Orientierungshilfe und zur Buchung von Hotdesks zurückgreifen.
TEOS verschafft den Mitarbeitern einen Überblick darüber, welche Schreibtische gebucht sind und welche gerade benutzt oder gereinigt werden. Dadurch wird eine unnötige Kreuzkontamination der Arbeitsräume vermieden.
Diese „neue Normalität“ wird auf Dauer bleiben
Auch nachdem ein Impfstoff gefunden wurde, wird die Arbeitswelt nie wieder so aussehen wie vorher. Unternehmen wie Facebook beispielsweise wandeln Zehntausende von Arbeitsplätzen dauerhaft in Remote-Arbeit um und viele Mitarbeiter werden für den Rest ihrer Karriere nur selten ins Büro zurückkehren.
Wir gehen davon aus, dass Unternehmen ein „hybrides Büro“ einführen, das die Vorteile der neuen physischen Büroumgebung mit Telearbeit und flexiblen Arbeitsmustern kombiniert und die durch das Coronavirus auferlegten Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter unterstützt.
Um derartige betriebliche Veränderungen zu unterstützen, ist die richtige Technologie erforderlich. Mit Sony TEOS können Sie Ihr Arbeitsumfeld von einem zentralen Ort aus koordinieren.
Von personalisierten Signage-Systemen über Tisch- und Raumbuchungssysteme bis hin zu besserer Zusammenarbeit – mit unserer Plattform können Sie Ihr Büro optimieren und genauso produktiv bleiben wie zuvor, unabhängig davon, wer von wo aus arbeitet.
TEOS-Lösungen
TEOS ist unsere umfassende Suite für Workspace Management-Lösungen. Verbessern Sie durch eine umfassende Steuerung von Arbeitsbereichen die Effizienz, erhalten Sie Einblicke und ermöglichen Sie mehr. Optimieren Sie, wie Ihr Unternehmen Geräte, Räumlichkeiten und Zeit nutzt, um das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter auszuschöpfen.
