Der Konferenzraum als Ort der ewigen Pein

Wie die digitale Revolution die Produktivität am Arbeitsplatz zerstört

Technologie soll uns das Leben leichter machen. Und das tut sie auch. Nur selten bei der Arbeit.

Zu Hause bieten uns private Geräte nahtlose Vernetzung und fantastische Bilder. Aber am Arbeitsplatz – wo Produktivität und Kundenwahrnehmung den Einsatz steigern – ist es überraschend schwierig, überhaupt alle in einen Raum zu bekommen, geschweige denn ihre Aufmerksamkeit zu erlangen. Um zu erkunden, wo der Fehler bei Arbeitsplätzen liegt, nehmen wir Sie mit auf eine Reise in fünf Schritten in die „Konferenzraum-Hölle“. Wahrscheinlich sind Sie nur allzu vertraut mit den technologiebedingten Kopfschmerzen und verpassten Gelegenheiten. Wie viele dieser Hindernisse treffen Sie regelmäßig an?

Schritt 1: Einen Konferenzraum finden

Die erste Hürde ist oft die schwierigste. Wenn Sie sich nicht für ein Meeting an der frischen Luft entschieden haben, benötigen Sie für Ihre Besprechung einen Konferenzraum. Aber das Finden und Buchen eines Raums bleibt für viele Unternehmen ein Alptraum. Manchmal gibt es einfach keinen Platz mehr. In der Regel liegt das daran, dass Ihre Räume nicht effizient genutzt werden. In einer Kultur mit Raumknappheit werden Meeting-Buchungen zum erbitterten Kampf. Wenn Sie es schaffen, dort zuerst anzukommen, ist die Versuchung groß, mehr Zeit und Raum zu blockieren, als Sie tatsächlich brauchen. Dies führt unweigerlich zu Konflikten und Spannungen zwischen den Teams. Und wenn ein Meeting abgesagt oder verschoben wird, erfahren Sie dann noch rechtzeitig, dass der Raum frei ist? Sie arbeiten blind.

Schritt 2: Sich durchsetzen oder rausgeworfen werden

Okay, Sie haben also einen Konferenzraum gefunden. Es ist niemand drin und es gibt keine Hinweise darauf, dass er gebucht wurde. Das ist gut genug. Sie verbringen Ewigkeiten damit, alles einzurichten (mehr dazu später), bis ein Kollege kommt und Sie darüber informiert, dass dieser Raum belegt ist. Gehen Sie zurück zu Schritt 1. Das Gegenteil ist noch unangenehmer: Da sind Leute in Ihrem Konferenzraum. Diejenigen sind sich der Tatsache nicht bewusst, oder sie wussten, dass es ein Glücksspiel ist, aber sie waren verzweifelt. Der entschuldigende Blick in den Gesichtern macht es nur noch schlimmer, wenn Sie ihnen jetzt beibringen müssen: „Entschuldigung, ich habe diesen Raum gebucht.“ (An diesem Punkt gilt nur Ihr Wort, denn es gibt nichts, was darauf hindeutet, dass Sie den Raum gebucht haben.) Aber jetzt haben Sie einen Besprechungsraum! Ab jetzt läuft alles glatt …

Schritt 3: Den richtigen Zugang finden

Das richtige Kabel ist definitiv im Raum. Das muss es sein, weil alle Kabel dort sind. Wenn Ihr Konferenzraum das Glück hatte, eine digitale Transformation zu durchlaufen, werden Sie vermutlich einen Kabelsalat vorfinden, der geradezu nach „Fortschritt“ schreit. Mit etwas Glück ist eins der Kabel sogar mit Ihrem Laptop kompatibel.

Schritt 4: Innehalten, um zu überlegen, wie viel Zeit Sie verschwendet haben

Okay, also Zeit ist etwas, von dem Sie jetzt nicht mehr viel haben. Aber eine weitere Minute zu verweilen, wird nicht schaden: Es hat bereits zehn Minuten gedauert, bis Sie einen Konferenzraum gefunden haben, und weitere zehn Minuten, um loszulegen. Ein Drittel Ihres Meetings ist bereits vorbei, bevor es überhaupt begonnen hat. Wie gut ist Ihr Smalltalk?

Schritt 5: Mit einem leeren Stift auf dem Whiteboard schreiben

Ihre Teilnehmer zeigen langsam ihren Frust und Sie verlieren wertvolle Zeit. Das Gezappel und die Ungeduld sind offensichtlich. Wenn Sie einen Kunden zu Gast haben, ist seine Irritation spürbar. Aber Ihre Tagesordnung ist unverwüstlich und Sie haben viel Zeit in die Vorbereitung einiger umwerfender Folien investiert. Nur jetzt funktioniert das Präsentationssystem natürlich nicht: „Verbindungsfehler“. Als allerletzten verzweifelten Versuch greifen Sie auf den treuen Edding und das Whiteboard zurück, nur um festzustellen, dass er leer ist – und Ihre Möglichkeiten damit erschöpft. Willkommen in der Konferenzraum-Hölle.

Sind Sie bereit, die ewige Pein der Konferenzräume für immer zu verbannen?

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