4 abitudini lavorative che sono destinate a cambiare negli uffici
Tre CFO su quattro prevedono di spostare almeno il 5% dei dipendenti che precedentemente lavoravano in sede in postazioni remote in modo permanente dopo l’epidemia di COVID-19, secondo le ultime ricerche condotte da Gartner.
Mentre le strutture organizzative stanno cambiando rapidamente, molti dipendenti stanno ritornando in ufficio. Ma prima di trovare un vaccino, i dipendenti che ritornano devono affrontare una realtà completamente nuova.
Ecco quattro abitudini lavorative che sono destinate a cambiare negli uffici a causa della COVID-19.
Meno riunioni spontanee
Fino a quando un vaccino non porterà a un’immunità diffusa contro la COVID-19, le pratiche di distanziamento sociale resteranno in vigore. Di conseguenza, le riunioni dovranno essere organizzate con cura per garantire la sicurezza delle persone.
Questo significa che le sale dovranno essere prenotate in anticipo per assicurare l’implementazione delle pratiche di igiene e i controlli sanitari dei lavoratori e che i dipendenti non potranno semplicemente entrare in una stanza qualsiasi per condividere le idee. Inoltre, le aziende probabilmente vorranno tenere registri dei partecipanti nel caso in cui servano per il tracciamento dei contatti se si verifica una possibile esposizione al virus.
Per realizzare tutto questo in maniera efficace, è essenziale un sistema di prenotazione delle sale semplificato come TEOS Book. I dipendenti possono identificare le sale disponibili e le capacità massime previste dai nuovi protocolli di sicurezza, il tutto da un singolo dispositivo. In questo modo, possono evitare prenotazioni doppie e sprechi di tempo.
Le notifiche digitali continueranno a far parte delle nostre vite
Nel marzo 2020 ci sono volute poche settimane perché Slack, la società di comunicazione, acquisisse 2,5 milioni di utenti in più.
Dall’arrivo della COVID-19, ogni singola azienda è stata costretta a digitalizzare i propri processi. Ma la comunicazione digitale può avere effetti collaterali negativi, tra cui:
- Controllo abituale dei dispositivi;
- Più notifiche; e
- Più ansia.
I dipendenti che una volta sedevano a due scrivanie di distanza ora lavorano da remoto e anziché interagire di persona, inviano più messaggi e più e-mail e organizzano più videochiamate. Anche se le persone vanno in ufficio, potrebbero lavorare a distanze superiori o a giorni alterni.
Dato che è provato che l’uso di Zoom porta ad affaticamento, le aziende dovranno introdurre strategie come i momenti di silenzio, in cui i dipendenti non devono rispondere a determinate notifiche.
I controlli sullo stato di salute dei dipendenti diventeranno la norma
Molti lavoratori devono superare dei test che accertano di non aver contratto il virus prima di accedere all’ufficio. Le app per il controllo dei sintomi e le telecamere che controllano la temperatura garantiscono che i lavoratori malati rimangano a casa, contribuendo a ridurre la diffusione del virus.
L’azienda di prodotti per il benessere Fitbit, ad esempio, fa in modo che tutti i dipendenti completino un controllo giornaliero dei sintomi tramite un’app. L’azienda può quindi monitorare visivamente la salute dei dipendenti tramite una dashboard.
Se da un lato tecnologie come queste sono efficaci, dall’altro ci sono preoccupazioni a lungo termine in materia di privacy e protezione dei dati, oltre a dubbi sul fatto che queste tecnologie possano rimanere in uso anche dopo l’arrivo di un vaccino.
Regole di hot desking più severe
La praticabilità dell’hot desking deve essere valutata. Da un lato, sono pratiche efficaci per i dipendenti che ora lavorano in modo flessibile. Dall’altro lato, rappresentano un rischio igienico e richiedono una pulizia profonda tra un utilizzo e l’altro.
Tenere traccia di chi ha prenotato quale scrivania, tuttavia, è complicato senza un’amministrazione centralizzata. Affinché l’hot desking sia efficace, le organizzazioni dovranno utilizzare strumenti come TEOS di Sony per il wayfinding e la prenotazione degli hot desk.
TEOS offre ai dipendenti trasparenza sulle scrivanie prenotate e su quelle che sono in uso o in fase di pulizia. In questo modo si evitano inutili contaminazioni incrociate dei workspace.
Le condizioni attuali si protrarranno a lungo
Anche dopo aver scoperto un vaccino, il lavoro non sarà mai più lo stesso. Aziende come Facebook, ad esempio, stanno spostando in remoto decine di migliaia di posti di lavoro in modo permanente, e molti dipendenti torneranno di rado in ufficio per il resto della loro carriera.
Prevediamo che le aziende adotteranno uffici ibridi che mescolano il meglio del nuovo ambiente fisico con il lavoro da remoto e adotteranno modelli di lavoro flessibili che supportano le misure di salute e sicurezza imposte dal coronavirus.
Cambiamenti operativi come questo richiedono la tecnologia giusta. Sony TEOS consente di organizzare il workspace da un’unica posizione centrale.
Dal signage personalizzato ai sistemi di prenotazione di sale e scrivanie fino alla collaborazione potenziata, la nostra piattaforma consente di ottimizzare l’ufficio e assicurare la produttività di prima, indipendentemente da dove avviene il lavoro.
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