Cuatro hábitos en la oficina que tendrán que cambiar
Tres de cada cuatro directores de finanzas tienen previsto trasladar como mínimo el 5 % de los empleados que trabajaban en las instalaciones a puestos remotos permanentes después de la COVID-19, de acuerdo con la investigación más reciente de Gartner.
Aunque las estructuras organizativas están cambiando rápidamente, muchos empleados están volviendo a la oficina. Pero hasta que encontremos una vacuna, los empleados que vuelven se enfrentarán a una realidad totalmente nueva.
Estos son los cuatro hábitos en la oficina que cambiarán debido a la COVID-19.
Menos reuniones improvisadas
Hasta que una vacuna contra la COVID-19 ofrezca una amplia inmunidad, las prácticas de distanciamiento seguro seguirán presentes. Como resultado, las reuniones deberán organizarse cuidadosamente para que las personas estén seguras.
Esto supone que las salas deberán reservarse previamente para poder gestionar las medidas de limpieza y los controles sanitarios a los trabajadores, y que los empleados no podrán «aparecer por sorpresa en una sala» para plantear sus ideas. Además, es probable que las empresas quieran mantener registros de los asistentes en caso de que necesiten «rastrear los contactos» de las personas por una posible exposición al virus.
Para que esto resulte eficaz, es esencial contar con un sistema de reserva de salas optimizado como TEOS Book. Los empleados pueden identificar las salas disponibles y las capacidades máximas que permiten los nuevos protocolos de seguridad, todo ello desde un único dispositivo. De esta manera, pueden evitar las reservas dobles y la pérdida de tiempo.
Las notificaciones digitales seguirán en aumento
En cuestión de semanas, la empresa de comunicaciones Slack consiguió otros 2,5 millones de usuarios en su plataforma en marzo de 2020.
Desde la COVID-19, todas las empresas se han visto forzadas a digitalizar sus procesos. Pero la comunicación digital puede tener efectos secundarios negativos, como los siguientes:
- comprobación habitual de los dispositivos;
- más notificaciones y
- aumento de la ansiedad.
Los empleados que antes se sentaban a dos escritorios de distancia ahora trabajan de forma remota y, en lugar de interactuar en persona, envían más mensajes y correos electrónicos, y organizan más videollamadas. Aunque las personas vayan a la oficina, puede que estén más separadas y trabajen en días alternos.
Debido al hecho de que la gente está cansada de Zoom, las empresas tendrán que introducir estrategias como «horas en silencio», en las que no se espera que los empleados respondan a determinadas notificaciones.
Los controles sanitarios a los empleados se convertirán en algo habitual
Muchos trabajadores deben someterse a pruebas de virus antes de ir a la oficina. Las aplicaciones de comprobación de síntomas y las cámaras de detección de fiebre garantizan que los trabajadores enfermos se queden en casa, lo que ayuda a reducir la propagación del virus.
La empresa de productos de salud Fitbit, por ejemplo, hace que los empleados completen una revisión de síntomas diaria a través de una aplicación. De esta forma, la empresa puede monitorizar visualmente la salud de los empleados a través de un panel.
Mientras estas medidas están en vigor, surgen preocupaciones a largo plazo relativas a la privacidad y la protección de los datos, y se cuestiona si estas tecnologías se mantendrán después de que la vacuna esté disponible.
Reglas más estrictas para los escritorios compartidos
Los escritorios compartidos están bajo escrutinio. Por un lado, resultan eficaces para empleados que ahora trabajan de forma flexible. Pero por el otro, suponen un riesgo para la higiene y deberán limpiarse en profundidad entre cada uso.
Sin embargo, llevar un seguimiento de las personas que han reservado cada escritorio resulta complicado sin una administración centralizada. Para que el uso de escritorios compartidos sea eficaz, las organizaciones deberán recurrir a herramientas como TEOS de Sony, que les ofrecen señalización y reserva de escritorios compartidos.
TEOS permite a los empleados ver con transparencia los escritorios que están reservados, los que están en uso y los que se están limpiando. Así se evita una innecesaria contaminación cruzada de los espacios de trabajo.
La «nueva normalidad» ha llegado para quedarse
Incluso después de que se descubra una vacuna, el trabajo nunca volverá a ser igual. Por ejemplo, empresas como Facebook están cambiando decenas de miles de puestos a opciones de trabajo remoto y es probable que muchos empleados no vuelvan a la oficina durante el resto de sus carreras profesionales.
Prevemos que las empresas adoptarán un modelo de «oficina híbrida» que combine lo mejor del nuevo entorno de oficina físico con trabajo remoto y patrones de trabajo flexible, y que permita establecer las medidas sanitarias y de seguridad que ha impuesto el coronavirus.
Para permitir cambios operativos de este calado, se requiere la tecnología adecuada. Sony TEOS te permite organizar tu lugar de trabajo desde una ubicación central.
Desde cartelería personalizada hasta sistemas de reserva de salas y escritorios y una colaboración mejorada, nuestra plataforma te permite optimizar tu oficina y mantener la misma productividad que antes, independientemente de la ubicación desde la que se trabaje.
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